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【バーチャルオフィスの郵便物】受け取り方法や転送ルールを徹底解説!

ネコ社長
ネコ社長
バーチャルオフィスに届いた郵便物は「転送」されるみたいだけど、どれぐらいの頻度なの??

シオタ
シオタ
結論、主に2パターンあります。

①転送料金が実費のケース→都度転送されるパターン
②転送料金が無料のケース→週一(又は月一)で転送されるパターン

バーチャルオフィスを選ぶ上で、郵便物の取扱いは重要なチェックポイントです!

郵便物のルールが重要な「3つの理由」
  1. 「転送頻度」が業者によって異なる
  2. 「格安業者」は転送費が高い傾向
  3. 「業者選び」を間違えると、結果的に高い月額を払うことになる

この記事では、「郵便物のルール」や「料金」を、業者ごとに「比較形式」でまとめています。

シオタ
シオタ

バーチャルオフィスの転送料金は、

月額が高い会社無料で転送(※月額料金の中に含めパターン)

月額が安い会社有料で転送(※着払いかデポジットを予め入金する方法)

このような料金設定が多いです。

この記事でわかること

この記事を見ることで、表面上の月額だけでなく、郵便物の転送費等も計算の上、総合的にどの業者が最もコスパが高いのかが分かります。

実例で解説!バーチャルオフィスに届いた郵便物を受け取るまでの流れ

まずは、筆者が実際に利用しているレゾナンスを例に、バーチャルオフィスに荷物が届いてから→受け取るまでの流れを解説していきます!

シオタ
シオタ
業者によってルールが変わるので、ご参考までに。

STEP①:荷物到着のメールが届く

まず、バーチャルオフィスに郵便物が届いた場合、荷物の到着通知がメールで届きます。

シオタ
シオタ
基本的にメールは、荷物が届いた当日に届きます

▼以下は、実際にレゾナンスから届いた「郵便物到着のお知らせ」メールです。

STEP②:郵便物が自宅へ転送される

メールが届いた後、「レゾナンス→自宅宛」に郵便物が転送されます。

▼郵便物の状況(送り主や郵送費用)は、会員ページから確認できます。

▼「会員専用ページ」では、荷物が届いた日時や、郵便物の種類、転送費用などが確認できます。

STEP③:荷物を受け取って終了

メール到着から数日後、バーチャルオフィスから郵便物が届きます。

シオタ
シオタ
筆者は都内在住のため、早ければメールが来た次の日に、荷物が到着します。

レゾナンスの場合、郵送料金はデポジット制(予め入金する制度)になっていて、転送費用(普通郵便→200円)が、その都度デポジットから引かれる仕組みとなります。

郵便物の「通知」や「受け取り」方法の注意点!

繰り返しになりますが、郵便物の「通知方法」と「受け取り方法」は、業者ごとにルールが異なるところなので、しっかりチェックしましょう。

①通知方法 →「メールでの通知」がない業者には注意!

バーチャルオフィスからの荷物到着のお知らせは、基本的に以下の2点です。

  1. メールでの通知
  2. ユーザーが電話で確認

大体の業者では、荷物が届いたことを「メール」でユーザーにお知らせしてくれます。

そして、②の「ユーザーが電話で確認する」というのは、ユーザーがバーチャルオフィスに電話をして、「何か荷物届いてますか?」という確認です。

ちなみに、筆者が以前利用していた「アントレサロン(銀座店)」が、まさにこのスタイルでしたが、わざわざ電話で確認するのは、正直かなり面倒な作業です。。

こちらから連絡をしないと郵便物の有無がわからないので、「重要な書類」を見逃すリスクもあります。。

バーチャルオフィスの中には、メールでのお知らせサービスがなく、郵便物の有無をユーザーが、都度電話して聞かないといけない業者もあります。。

筆者も以前この経験がありますが、とても面倒なので、こうした業者は出来るだけ避けるべきでしょう。

②郵便物の受取方法→「転送サービス」がない業者には注意!

郵便物の受け取り方法は、以下の2つあります。

  1. 郵便転送
  2. 来店して直接受け取る

基本的には、多くのバーチャルオフィスは転送サービスに対応していますが、中には直接受け取り(ユーザーがバーチャルオフィスに行って直接荷物を受け取る)のみ、対応している業者もあるので、注意が必要です。

バーチャルオフィスに届いた荷物をユーザーが都度取りにいく方法です。

当然郵送費は発生しませんが、バーチャルオフィスへ出向く手間が掛かります。。

バーチャルオフィスの郵便物が転送される「頻度」と「料金」は?

郵便物転送の「頻度」と「料金」について、解説していきます。

①転送頻度→週に一回がほとんど

郵便物の転送頻度は、業者ごとにバラバラですが、大体週に一度のバーチャルオフィスが多いです。

リアルタイムで荷物が届くようにするには、基本的にオプションサービスに申し込む必要があります。

②転送料金→基本はデポジット制

転送料金は、レゾナンスを例に挙げると、

  • 普通郵便→200円
  • 代理捺印を用する郵便物(書留郵便・宅配物)→500円

となります。

どの業者も多少の手数料を乗せてくると思いますが、そこまで大きく変わることはありません。

バーチャルオフィスの郵便物で「よくある質問」

郵便物の受け取りでよくある質問をまとめました!

【Q】転送できないものはありますか?

【A】基本的に以下の荷物は、転送不可のケースがほとんどです。

  1. 代金引換、着払いの荷物
  2. 裁判所などからの公的,法的効力のある文書
  3. 現金の書留
  4. 危険な物
  5. 本人限定受取郵便、内容証明郵便
  6. 生き物
  7. 食品
シオタ
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本人の受取が必要なものは、原則NGだと思ってください。

【Q】銀行の開設書類などの簡易書留は受け取れますか?

【A】業者ごとにルールが異なるところですが、

筆者の実体験としては、バーチャルオフィスではこれらの書類を直接受け取ることが出来ないため、不在連絡票が渡され、一旦管轄の「郵便局」に荷物が戻ります。

不在連絡票をバーチャルオフィスの受付で預かってもらいますが、これを直接受け取りに行き、不在連絡票を持参して「郵便局」で直接受け取る流れになります。

シオタ
シオタ
銀行の口座開設書類などは、これに該当します。

【Q】転送の頻度は各社どれぐらいですか?

【A】大体週に一回程度が基本ですが、

業者によっては、月に一度のところもあります。

リアルタイムの転送(荷物到着後、すぐに転送するサービス)は、大体がオプションサービスになります。

料金は概ね、月額+1,000円程度になります。

シオタ
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筆者も週一の転送ですが、特に不便に思うことはありません。

【Q】郵送物はどのくらい保管してもらえますか?

【A】業者によって完全にルールが異なります。

大体1ヶ月〜二ヶ月のようですが、超過すると別途料金が掛かりますのでご注意ください。

シオタ
シオタ
荷物を転送ではなく、直接受け取りに行く方は、この点をしっかりチェックしましょう。

業者ごとのサービス比較

業者ごとに郵便物のサービスを比較してみました。

転送頻度 料金 リアルタイム転送 月額 直接受け取り 総合評価
レゾナンス 週に一度 都度発生 なし 1,650円〜
ナレッジソサエティ 月に一度 無料 あり
(オプション)
4,950円〜
Karigo 週に一回 都度発生 なし 5,500円〜
ワンストップビジネスセンター 週に一回 無料 なし 4,800円〜
アントレサロン 転送なし 3,800円〜 ×
シオタ
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基本的に「住所貸しのみ」のプランで比較しています。

人気のバーチャルオフィス「レゾナンス」と「ナレッジソサエティ」の料金比較!

以下のようなケースを例にみていきます!

  • 郵便物を月に一度転送
  • 郵便物は、簡易書留と普通郵便の2通

◆ナレッジソサエティの場合
月額は4,950円〜と、格安ではありませんが、月に一回の郵便転送は何通であっても、月額料金に含まれるため無料です。
したがって、月額は4950円です。

◆レゾナンスの場合
月額は1,650円〜と格安ですが、郵便物の転送費用は別途かかります。今回例にあげた2通の郵便物は、簡易書留→500円 、普通郵便→200円となり、合計700円が、転送費としてプラスされます。
したがって、月額は2,350円となります。

シオタ
シオタ
郵送費を入れてもレゾナンスに軍配が上がりますが、荷物の数が多いほど、追加費用が発生します。。

まとめ

いかがでしたか?

郵便物の転送で、重要なポイントをまとめると、

◆転送頻度

ほとんどの業者が週に一回程度!
※都度転送を希望する場合、基本はオプションサービス(別途料金が発生)

◆料金体系

  • 月額が高い会社→無料で転送(※月額料金の中に含めパターン)
  • 月額が安い会社→有料で転送(※着払いかデポジットを予め入金する方法)

バーチャルオフィスを選ぶ際に重要なことは、

  1. 荷物の通知がメールにくる
  2. 転送サービスを実施している
  3. 転送の頻度は週に一回程度
  4. 荷物状況がわかる会員専用ページがある
  5. 郵送費を入れても月額が安い

これら5つが重要なポイントです。

以上、参考になれば幸いです。

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